Nieuws

Beleid en Maatregelen i.v.m. Corona

In deze periode waarin corona voor veel onzekerheid zorgt, verricht ook Vinçotte ISACert alle inspanningen om de continuïteit en een kwalitatieve dienstverlening aan onze klanten zoveel mogelijk te blijven garanderen, in combinatie met een maximale bescherming van onze eigen medewerkers.

Audits/Inspecties in Nederland gaan gewoon door.

Vinçotte ISACert voert zoveel mogelijk alle audits/inspecties uit zoals ze oorspronkelijk werden gepland. In geval van verhoogd risico passen we onze aanpak aan in overleg met de klant en gebaseerd op eventuele specifieke richtlijnen/procedures van de schema-eigenaren.

Vinçotte ISACert zal uitsluitend overwegen om de geplande audits/inspecties uit te stellen, wanneer restricties opgelegd worden door een nationale of lokale overheid en/of wanneer er geen gekwalificeerde auditor/inspecteur beschikbaar is.

Elke annulering van audits/inspecties door de klant loopt conform de Vinçotte ISACert algemene certificeringsvoorwaarden en/of eventuele andere voorwaarden zoals overeengekomen in de betrokken overeenkomst met de klant.

Audits/Inspecties buiten Nederland worden voor onbepaalde tijd uitgesteld.

Vinçotte ISACert heeft vanaf maandag 16 maart 2020 alle geplande professionele reizen voor haar medewerkers buiten het nationale grondgebied voor onbepaalde tijd uitgesteld. Als gevolg hiervan zullen de Nederlandse auditoren alleen audits/inspecties binnen Nederland uitvoeren. Klanten waarvoor de audit/inspectie moet worden geannuleerd, worden hierover rechtstreeks geïnformeerd.

Wat zijn de uitzonderingssituaties?

Zoals eerder aangegeven gaan de geplande audits/inspecties bij bedrijven/locaties die normaal produceren/exploiteren gewoon door, onder voorwaarde dat ze niet worden beïnvloed door voorzorgsmaatregelen opgelegd door de bevoegde overheid.

Bedrijven/locaties moeten continu blijven voldoen aan de algemene zorgvuldigheidsplicht en hun activiteiten zodanig organiseren zodat alle noodzakelijke maatregelen worden getroffen ter voorkoming van de verspreiding van het Coronavirus (COVID-19) tijdens de Vinçotte ISACert audits/inspecties.

1. Klanten die niet kunnen produceren vanwege Corona en/of nationale of internationale voorzorgsmaatregelen

Deze klanten moeten onmiddellijk het betrokken Vinçotte ISACert kantoor informeren. Vinçotte ISACert zal vervolgens evalueren of geplande aangekondigde/onaangekondigde audits/inspecties worden geannuleerd/uitgesteld. De klant informeert vervolgens Vinçotte ISACert voorafgaand aan de nieuwe opstart van haar activiteiten om de audit(s) / inspectie(s) opnieuw in te plannen. Indien het certificaat ondertussen is verlopen, zal Vinçotte ISACert de klant informeren over de eventueel te ondernemen acties gebaseerd op de mogelijke opties zoals aangegeven door het desbetreffende schema.

2. Klanten die blijven produceren, maar die niet kunnen worden bezocht vanwege lokale reisbeperkingen van onze auditoren/inspecteur

Deze klanten worden op de hoogte gebracht door Vinçotte ISACert. Zodra de reisbeperkingen worden opgeheven en/of versoepeld, zal Vinçotte ISACert contact met de klant opnemen om nieuwe data af te speken. Indien het certificaat ondertussen is verlopen, zal Vinçotte ISACert de klant informeren over de eventueel te ondernemen acties gebaseerd op de mogelijke opties zoals aangegeven door het desbetreffende schema.

3. Als de klant van mening is dat er een uitzonderlijke situatie is

Indien u van mening bent dat bij uw bedrijf andere factoren van toepassing zijn en in overweging moeten worden genomen (anders dan vermeld in punt 1 of 2), dient u per e-mail een formeel verzoek te sturen naar Vinçotte ISACert om de geplande audits te annuleren of uit te stellen. Dit verzoek dient naast uw locatie- en auditgegevens een geldige en uitgebreide onderbouwing te omvatten van de audit/inspectie die u wenst af te zeggen, ondanks het feit dat de productie/operatie zal worden voortgezet. Vinçotte ISACert zal deze aanvraag beoordelen en u informeren over haar beslissing.

Tevens is een interne procedure opgesteld voor alle medewerkers van Vinçotte ISACert om de verspreiding van het Corona virus zoveel mogelijk tegen te gaan.

Vinçotte ISACert blijft de situatie op de voet volgen en past haar beleid indien nodig aan afhankelijk van de nieuwe omstandigheden en richtlijnen van overheden en betrokken schema-eigenaren. Wij zullen onze klanten dan opnieuw informeren.

Deze uitzonderlijke omstandigheden leiden tot veel extra vragen van klanten bij onze back-office medewerkers, Wij vragen dan ook op voorhand uw begrip indien de responstijd voor e-mails en telefoontjes langer is dan gebruikelijk. Voor een zo snel mogelijke verwerking kunt u uw vragen het beste per e-mail sturen.

Voor de agro bedrijven kan dit naar corona.agro@isacert.nl

Voor de levensmiddelenproductiebedrijven, horeca, opslag- en distributiebedrijven kan dit naar corona.food@isacert.nl

Terug naar het overzicht